Arbetsordning
§ 1 Styrelsen
Styrelseordförande åligger att
sammankalla nationens styrelse samt leda ordet vid dess möten
leda styrelsens arbete
ta tag i nya eller inkommande ärenden och delegera dem vidare
representera nationen vid officiella sammanhang
upprätthålla kontakten med nationens inspektor, alumner och hedersmedlemmar
sammankalla till samtliga medlemsmöten
ansvara för upprättandet av verksamhetsplanen inom januari månad
innehar närvaro och yttranderätt vid samtliga inom nationen verkande utskotts och kommittérs sammanträdande
teckna i föreningens namn
Vice ordförande åligger att
hjälpa ordförande med dennes uppgifter
vara tjänstefyllande ordförande då ordförande är förhindrad
ansvara för medlemsregistret
ansvara för inkommande, vanlig och elektronisk, post
skicka ut medlemspost
teckna i föreningens namn
Skattmästare åligger att
bokföra och förvalta nationens tillgångar
senast två veckor före vårmöte avsluta räkenskaperna och redovisningen för senaste års förvaltning
göra upp en budget för följande verksamhetsår inför höstmötet
göra upp riktgivande budget för föreningens olika evenemang
att göra lagerredovisning
sitta som ekonomiansvarig i årsfestkommittén
teckna i föreningens namn
Sekreterare åligger att
föra protokoll vid styrelsens möten
delge styrelsen de färdiga protokollen samt tillse att dessa justeras och undertecknas
ordna protokollsutdrag vid behov
skriva intyg över slutfört förtroendeuppdrag
sköta den officiella korrespondensen utåt: skicka hälsningar till föreningar då ingen representant från nationen kan delta i deras tillställningar, samt se till att ett julkort skickas ut i december
sköter kontakten med tidningskommittén samt ansvarar för att nationens tidningar skickas ut till dess medlemmar
skriva verksamhetsberättelse inför vårmötet följande år
Programchef åligger att
ansvara för programutskottets arbete
ansvara för kontakten med nationens funktionärer
ansvara för planerande och genomförande av program
ansvara för införskaffning av drycker till tillställningar
ansvara för bokning av utrymmen för tillställningar
se till att utrymmena städas efter tillställningar
Värd/värdinna åligger att
ansvara för traktering för tillställningarna samt att sköta städningen av köksutrymmen
ansvara för dukningen, servisen samt annat behövligt inför tillställningar
ansvara för nationen material, rekvisita samt egendom
ansvara för nationens lager och kansliutrymme samt städningen av dessa
Skåphövding åligger att
ansvara för nationens marknadsföring samt uppdaterandet av nationens hemsida samt sociala media
ansvara för planering och tillverkning av digital marknadsföring samt grafiska artiklar, såsom halarmärken och planscher. Detta arbete görs med hjälp av grafisk designer enligt behov och önskemål
ansvara för grafisk deisign för evenemang med hjälp av grafisk designer
§ 2 Programkommittén
Programkommittén åligger att tillsammans med programchefen planera, organisera och arbeta på nationens fester och evenemang.
Till kommittén väljs fyra (4) till åtta (8) personer.
§ 3 IÅR (Individuella Åboländska Roller)
Vice värd/vice värdinna åligger att
vara tjänstefyllande värd/värdinna då värden/värdinnan är förhindrad
bistå värd/värdinna vid behov
Grafisk designer åligger att
stöda skåphövdingen i dess grafiska arbete samt det arbete som relaterar till marknadsföring
Fotograf åligger att
fotografera under föreningens program och evenemang
publicera bilderna på föreningens hemsida
Sångledare (2-3 st) åligger att
leda sången samt övrigt program på nationens fester
Idrottsansvarig åligger att
ansvara för ordnandet och planerandet av idrottsevenemang. Minst ett evenemang per termin
§ 4 Övriga funktionärer
Webmaster
Ansvarar för tekniskt underhåll av hemsidan
Verksamhetsgranskare
Granskar föreningens räkenskaper och går igenom protokoll och andra handlingar som ger upplysning om föreningens ekonomi och förvaltning inför vårmötet och till dessa bifoga en verksamhetsgranskningsberättelse.
Granskningen utförs i den omfattning som föreningens storlek och verksamhetens karaktär förutsätter samt i enlighet med föreningslagen och föreningens stadgar.
Suppleant till verksamhetsgranskare tar över ifall ordinarie verksamhetsgranskare inte är tillgänglig
§ 5 Tidningskommittén
Tidningskommittén producerar nationens medlemstidning ÅsNeBryggan som ges ut minst en gång per termin.
Till kommittén väljs:
En (1) chefsredaktör
Är ansvarig för ÅsNeBryggan och dess innehåll
Leder kommitténs arbete
En (1) design-ansvarig
Är ansvarig för uppgörande av design och layout
Ansvarar för publiceringen av tidningen.
Minst två (2) redaktörer
Bidrar med innehåll till tidningen
§ 6 Årsfestkommittén
Årsfestkommittén åligger att:
Ordna nationens årsfest kring april månad
Söka sponsorering till årsfesten
Bjuda in medlemmar, tidigare medlemmar samt övriga gäster till årsfesten
Till kommittén väljs:
En (1) ordförande
Leder kommitténs arbete
Fungerar som årsfestmarskalk
Två till fyra (2 – 4) övriga medlemmar
Följande roller väljs inom utskottet inom en månad efter att utskottet valts
En (1) pr-ansvarig
En (1) sillizansvarig
Nationens skattmästare deltar i kommitténs verksamhet, sköter kommunikationen mellan ÅFK och styrelsen samt ansvarar för årsfestens budget.
Vid varje kommittémöte tillsätts en temporär sekreterare som protokollför mötet.
Vid specialbehov kan medlemsmötet tillåta att flera personer och roller tillsätts till Årsfestkommittén
§ 7 Förtjänstteckenskommittén
Förttjänstteckenskommittén bestämmer om utdelande av Nationens förtjänsttecken.
Kommitténs arbete leds av Nationens inspektor. Till kommittén hör dessutom:
Sittande ordförande och vice ordförande
Förtjänstteckensmottagarna de tre senaste åren, som det har delats ut
Om någon av kommittén medlemmar sitter på två mandat eller blir nominerad till förtjänsttecknet väljs en ersättare av Inspektorn.
Nomineringar samlas in anonymt av Inspektorn bland Nationens medlemmar.
Förtjänsttecknet utdelas en gång per år, i första hand på årsfesten annars Skärgårdssitzen. I regel delas ett förtjänsttecken per år men flera tecken kan delas ut enligt specialbehov. Kommittén kan vid behov också besluta att inte dela ut något förtjänsttecken.
Kommittén beslutar om mottagare med kvalificerad majoritet (¾). Inspektorn innehar icke rösträtt.
Vid val av förtjänstteckensmottagare uppmärksammas följande:
Personen har verkat inom nationen under flera år, varav helst ett år inom styrelsen.
Personen har bidragit till nationens sammanhållning.
Personen har representerat nationen väl.
§ 8 Övriga stadganden
Till styrelsen kan väljas ordinarie medlem i Nationen.
Större ekonomiska beslut skall fattas på medlemsmöte. Lån och krediter beslutas med kvalificerad (⅔) majoritet. Icke budgeterade inköp över 500 € beslutas på medlemsmöte.
Beslut om vänföreningar och vännationer sker på medlemsmöten.
Vid personval krävs alltid minst hälften av rösterna för inval. Om detta inte sker vid första omgången går de två kandidater med mest röster vidare för en andra omgång.
Alla beslut görs med enkel majoritet om inte annat stadgas i stadgar eller arbetsordningen. Beslut sker med sluten omröstningen om någon närvarande så kräver.
Ifall en styrelsemedlem, inspektor eller funktionär tydligt försummat sina uppgifter och/eller misskött sitt arbete kan detta uppmärksammas av styrelsens övriga medlemmar, inspektorn eller nationens medlemmar. Situationen skall då behandlas på ett skilt styrelsemöte där personen ifråga informeras om situationen. Vid samma möte skall styrelsen och personen ifråga gemensamt komma överens om ett tillvägagångssätt för hur problemet skall lösas. Ifall personen fortsätter missköta sitt uppdrag kan ett minst 2 veckor senare skilt medlemsmöte med enkel majoritet (sluten röstning) avsätta personen i fråga. En ersättare utses enligt §17 i nationens stadgar.
§ 9 Ändringar
Ändringar i denna arbetsordning kan ske med en kvalificerad majoritet (⅔) under ett medlemsmöte.
Uppdaterat 01-01-2020